Este proyecto presenta el diseño de un gestor de listas de espera pensado para organizar y priorizar la atención de personas en contextos de alta demanda, como salud o servicios públicos. Su objetivo principal es transformar un proceso manual y desordenado en una experiencia digital clara, transparente y fácil de administrar.
Contexto y punto de partida
En muchos centros de atención, las listas de espera se gestionan con planillas, papeles o sistemas poco flexibles, lo que genera incertidumbre tanto para el equipo interno como para las personas que esperan ser atendidas. Esto se traduce en falta de información, dificultades para priorizar y una sensación general de caos operativo.
El proyecto “Gestor de listas de espera” nace como respuesta a esa realidad, proponiendo una plataforma centrada en la visualización clara de turnos, estados y prioridades. La interfaz está orientada a equipos administrativos que necesitan tomar decisiones rápidas, redistribuir cupos y comunicar cambios de forma ordenada.
Problemas detectados
Durante el análisis del proceso actual se identificaron tres problemas centrales:
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Visibilidad limitada: No existía una vista consolidada de todas las personas en espera, su estado y el tiempo que llevaban en la fila.
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Priorización poco clara: La forma de ordenar la lista (por orden de llegada, gravedad, tipo de caso, etc.) variaba según la persona que gestionaba, generando inconsistencias.
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Comunicación deficiente: El equipo tenía dificultades para informar cambios de turno, retrasos o reprogramaciones de manera rápida y transparente.
Estos problemas no solo afectaban la operación interna, sino también la percepción de calidad del servicio por parte de las personas en espera.
Objetivos del diseño
Para abordar estos desafíos, se definieron objetivos de diseño centrados en:
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Crear una interfaz que permita visualizar y ordenar listas de espera de forma intuitiva.
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Facilitar la priorización basada en criterios claros (tiempo de espera, tipo de caso, nivel de prioridad).
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Entregar herramientas para comunicar rápidamente cambios en el estado de cada persona en la lista.
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Diseñar un sistema escalable, adaptable a distintos tipos de servicios y contextos.
Investigación y entendimiento de usuarios
El proceso de investigación se centró en comprender el día a día del equipo que gestiona las listas y la experiencia de quienes esperan atención.
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Se analizaron flujos actuales: cómo se anotan las personas, cómo se actualiza el orden y cómo se informa el avance de la fila.
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Se identificaron puntos de fricción: pérdidas de información, duplicidad de registros, dificultad para encontrar rápidamente a un usuario específico.
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Se definieron dos tipos principales de usuarios: el personal administrativo que opera la herramienta y los supervisores que necesitan una visión global del estado de la lista.
Con esto se construyeron escenarios de uso que guiaron las decisiones de diseño: desde la recepción de una nueva persona hasta la asignación de su turno y la actualización de su estado.
Arquitectura de información y flujos
Antes de llegar al diseño visual, se trabajó en la estructura del sistema y en los flujos clave:
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Ingreso de una nueva persona a la lista de espera.
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Asignación de prioridad según criterios definidos (urgencia, tipo de atención, tiempo).
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Actualización de estado: en espera, llamado, atendido, ausente, reprogramado.
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Búsqueda y filtros para localizar rápidamente a alguien dentro de la lista.
El resultado fue una arquitectura de información que sitúa la lista como elemento principal, complementada con paneles laterales o secciones de detalle que permiten editar y consultar información sin perder el contexto.
Wireframes y exploraciones iniciales
Se desarrollaron wireframes de baja fidelidad para evaluar distintas maneras de mostrar la información crítica en pantalla:
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Tablas y tarjetas con columnas claras (nombre, hora de ingreso, prioridad, estado, acciones).
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Filtros visibles para cambiar rápidamente la vista por estado o tipo de caso.
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Barras de estado o indicadores visuales para destacar casos críticos o con mayor tiempo de espera.
Estos wireframes permitieron iterar sobre el orden de la información, el tamaño de los elementos y la jerarquía visual antes de avanzar a la interfaz final.
Diseño visual y sistema de interfaz
En la fase de UI se definió un lenguaje visual que equilibra claridad y calma, clave en contextos donde se toman decisiones sensibles:
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Paleta de colores suaves con acentos para estados de alerta y prioridad, ayudando a identificar rápidamente qué requiere atención.
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Uso consistente de tipografía legible en tablas y listados, evitando sobrecarga visual.
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Componentes reutilizables: filas de tabla, etiquetas de estado, botones de acción rápida (llamar, reprogramar, marcar como atendido).
La pantalla principal se centra en la lista de espera, acompañada de controles para ordenar y filtrar, lo que permite al usuario operar el sistema durante horas sin perder claridad.
Estados, microinteracciones y feedback
El diseño contempla distintos estados que facilitan la comprensión del sistema:
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Estados vacíos cuando no hay personas registradas, con mensajes que guían a agregar la primera entrada.
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Cambios suaves de color y etiquetas al modificar el estado de una persona (por ejemplo, de “en espera” a “llamado”).
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Feedback inmediato al realizar acciones críticas, como reprogramar o eliminar un registro, reduciendo errores.
Estas microinteracciones aportan una sensación de control y reducen la ansiedad del usuario administrativo, que suele trabajar bajo presión.
Impacto esperado y beneficios
Aunque este caso se presenta principalmente desde el diseño, la solución apunta a generar beneficios claros en operación y experiencia:
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Mejor organización de la lista de espera, reduciendo confusiones y registros duplicados.
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Mayor transparencia en la priorización, lo que facilita justificar decisiones y gestionar reclamos.
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Menor tiempo invertido en tareas manuales, permitiendo que el equipo se enfoque más en la atención que en “ordenar el caos”.
A nivel estratégico, el gestor de listas de espera se convierte en una base sobre la cual se pueden desarrollar funcionalidades futuras, como notificaciones a las personas en espera o reportes de tiempos promedio de atención.
Aprendizajes del proyecto
Este proyecto refuerza la importancia de diseñar pensando tanto en la operación interna como en el impacto humano de cada decisión de interfaz. Trabajar con listas de espera implica balancear eficiencia con empatía, asegurando que cada elemento en pantalla ayude a tomar mejores decisiones para las personas que están detrás de cada registro
